IT点呼キーパーの導入で運行管理者の働き方が変わる｜IT点呼キーパー

深刻な人手不足、働き方改革に必要なのは業務の見直しから

運行管理者等の管理スタッフは、運行管理のほか、営業、傭車管理、原価計算、荷主との運賃交渉等、業務範囲は広いものとなっています。
特に点呼業務については、運行体系の多様化に伴いドライバーの出発時間の幅が広がることから、早朝や深夜、休日等の配送による点呼業務が発生した場合は、運行管理者が点呼の為だけに出勤する、時間外労働で対応するなど、運行管理者の超過勤務や勤務シフトが組めないなど労務管理に苦慮しています。
また、点呼記録等の手書きでの記録と管理の煩雑さ、運行管理者不在による点呼業務が滞る事業所もあれば、24時間365日稼働している営業所もあるなど、同じ事業所内で点呼業務における作業の効率性や業務負担の偏りが問題となっています。
ICT(情報通信技術)を活用して作業の効率化を行うこと、事業所間における労働環境の平均化を行うことで、運行管理者等の管理スタッフの時間外労働を削減することが運送業界では急務となりました。
そこでICT(情報通信技術)の活用により点呼での運行管理者等の管理スタッフの労務負担を軽減するIT点呼が注目されています。

点呼業務にICT技術を活用

働き方改革の要である長時間労働是正の取り組みの一つとして国が導入拡大を行っている新たな運行管理形態の一つが、ICT(情報通信技術)を活用したIT点呼です。
IT点呼は、ICT(情報通信技術)の活用により、IT機器（TV電話やウェブカメラ、アルコール検知器等）を利用して擬似対面点呼ができるシステムです。IT機器の画面を通して点呼者とドライバーが対面で点呼を行います。

Gマーク認定されている24時間拠点などを中心に点呼機能を1拠点に集中させる運用を行えば、運行管理者等の管理スタッフの時間外労働を削減することができます。業務量、車両台数の多い営業所と少ない事業所とで点呼を集中・分散させることで、運行管理者等の管理スタッフの労働環境の平均化を行い、特定の人員に集中的に発生していた時間外労働などの労務負担を大幅に軽減させることができます。

IT点呼を導入することで、以下のメリットが挙げられます。

• 運行管理者等の管理スタッフの業務時間の平均化により、時間外労働の削減ができる。
• 早朝・深夜の点呼にも柔軟に対応できることで、早朝、深夜における点呼実行率が向上する。
• 遠隔地での中間点呼などで、ドライバーの顔色や表情を確認しつつ、リアルタイムの会話で体調をチェックできる。
• 離れた車庫への移動の無駄を省くことが可能になり、仕事の効率化が上がる。
• 運行管理者等が直接対面で点呼をする必要があったが、IT点呼を導入することで運行管理者が事業所にいなくても、所属営業所以外の運行管理者と点呼ができ負担が大きく軽減する。

など…

IT点呼の導入支援

IT点呼を行う為のIT機器については、国土交通省自動車局の交通事故防止・過労運転防止に資する機器として導入支援の補助があります。
事故防止対策支援推進事業の一環である「過労運転防止に資する機器導入のための支援」として、年度毎に（令和元年7月現在）「ITを活用した遠隔地における点呼機器」として、ICT(情報通信技術)を活用したIT点呼機器の募集を行い、認定された一定要件を満たす機器の取得にかかる経費に対し補助を行うことで、自動車運送事業者にむけてIT点呼の導入を推進しています。IT点呼キーパーはそれらの要件を全てクリアしました。

IT点呼キーパーで変わる働き方

テレニシ株式会社が提供する総合クラウド点呼システム「IT点呼キーパー」は、現在利用しているパソコン・アルコールチェッカー・市販のウェブカメラ・ インターネット環境（サーバーやVPNなどの高価な専用設備は不要）だけで簡単に安価でIT点呼ができる総合クラウド点呼システムです。

IT点呼結果は、即座にクラウド上のサーバーと各自のパソコンに自動で保存されるため、 いつでも点呼結果の確認が可能です。転送されたデータを元に点呼簿も簡単に作成、データ管理や点呼簿作成の大幅な効率アップが期待できます。
全ての点呼記録（対面点呼、電話点呼、スマホ点呼、IT点呼）をこれ一つでデジタルに一元管理ができることを特徴としており、インターネットに繋がる場所ならどこからでも全ての点呼執行状況を即座に確認、随時適正な管理・指導ができます。
点呼記録をデジタル管理することで従業員の労働時間を可視化でき、正しい従業員の労働時間を把握することで働き方の改善に努めることができます。

＜IT点呼キーパーの特徴＞

• あらゆる点呼データをこれ一つでクラウド一括管理
• 驚くほどの簡単操作を実現
• クラウドサービスなので、常に最新の機能が利用可能
• サーバーやVPNなどの高価な専用設備は不要
• 全ての点呼記録は一元管理でどこからでも確認可能
• 一切の手書きなしで点呼記録簿が完成
• 導入しやすい低価格
• 国土交通省認定機器で安心

点呼記録管理体制の強化でコンプライアンスを向上

これまでは、紙の点呼記録にアルコール測定結果のレシート貼り付け、それぞれの事業所で記録の保管・管理を行うことが中心でした。「監査で点呼記録の不備を指摘された」「運行管理者による点呼実施率の不明さの指摘を受けた」など、紙の点呼記録は散在・紛失・保管場所の確保に苦慮するという問題が発生していました。

「IT点呼キーパー」では、全ての点呼データをクラウドで一元管理することで、アルコール測定結果は自動で点呼簿に反映、インターネットに繋がる場所ならどこからでも点呼の漏れの状況や点呼執行率の確認が行え、記録の紛失・保管に困りません。法令改正や運用に変更があった場合でも点呼記録の書式を全国の拠点へ一斉に提供できるなど、人為的ミスの低減はもちろんのこと、点呼記録に係る管理を効率化させます。

また平成30年4月の「貨物自動車運送事業輸送安全規則の解釈及び運用について」の一部改正により、デジタルの点呼記録が正式な記録として認められるようになった（1年間保存義務）ことから、監査に対応した正式な点呼記録として効率的な記録管理体制の構築と2年分の点呼記録を保管を実現させ、コンプライアンスの向上につなげることができます。

運行管理者がドライバーと経営者をつなぐ

運行管理者等の管理スタッフは、経営者の代わり安全運行を確保し交通事故の防止を図ることが主な業務です。出発前に気分良く点呼を終えてドライバーを送り出すことは事故防止にもつながります。事故防止は、日頃からドライバーと積極的にコミュニケーションを図り、必要ならばドライバーの声を経営者に伝え、信頼関係を築くことが重要となります。

点呼システムの導入で、運行管理者等の管理スタッフの点呼に係る労務負担を軽減させ、ドライバーとのコミュニケーションの円滑化の時間を増やし、ドライバーと経営者のつなぎ役としての役割を機能させることで、運行管理はもちろんのこと会社全体の業務の流れが良くなります。先ずは点呼システム導入で点呼に係る労務負担を軽減、運行管理者等の管理スタッフの働き方を変えてみませんか。

導入した企業様の働き方改革の取組みにおける具体的な活用事例、導入効果を記した資料も請求できますので、是非お気軽にお問い合わせください。